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Fachkräftemangel ist längst kein reines HR-Thema mehr. Jede unbesetzte Schlüsselposition wirkt sich unmittelbar auf Produktivität, Umsatz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens aus. Für Geschäftsführer und HR-Verantwortliche stellt sich daher nicht die Frage, ob eine Vakanz Kosten verursacht, sondern wie hoch diese tatsächlich sind.
Fachkräftemangel bleibt ein wirtschaftlicher Risikofaktor
Trotz Flaute in einigen Branchen und zunehmenden Meldungen von Stellenabbau bleibt der Arbeitsmarkt angespannt. Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit wurden für das Jahr 2024 weiterhin 163 Engpassberufe identifiziert. Während Arbeits- und Fachkräfteengpässe zuletzt am stärksten in Großunternehmen ausgeprägt waren, gilt das nun für den Mittelstand. Von den Betrieben mit mehr als 20 Mitarbeitenden – auf sie entfallen rund drei Viertel aller Beschäftigten –verzeichnen merklich über 40 Prozent Stellenbesetzungsprobleme. Besonders betroffen sind unter anderem das Handwerk, technische Berufe, Gesundheitsberufe, IT sowie verschiedene industrielle Fachrichtungen.
Gleichzeitig zeigt der DIHK-Fachkräftereport 2025/2026, dass 36 % der Unternehmen offene Stellen zumindest teilweise nicht besetzen können, weil geeignete Bewerberinnen und Bewerber fehlen. Für viele Betriebe bedeutet dies konkret: Aufträge verzögern sich, Wachstum bleibt aus und bestehende Mitarbeitende arbeiten dauerhaft an ihrer Belastungsgrenze.
Die durchschnittliche Vakanzdauer steigt
Ein Blick auf die Statistik der Bundesagentur für Arbeit verdeutlicht die Dimension.
Je nach Beruf dauert die Besetzung einer offenen Stelle häufig 150 bis über 250 Tage. Besonders lange bleiben Stellen in technischen Berufen, im Baugewerbe, im Gesundheitswesen oder in spezialisierten IT-Berufen unbesetzt.
Jeder zusätzliche Tag erhöht die wirtschaftlichen Folgekosten.
So berechnen Unternehmen ihre Vakanzkosten
Im Personalcontrolling wird häufig die Kennzahl Cost of Vacancy (CoV) verwendet.
Berechnungsformel:
Vakanzkosten pro Tag = (Jahresgehalt × Wertschöpfungsfaktor) ÷ Arbeitstage
Der Wertschöpfungsfaktor liegt – abhängig von Position und Verantwortungsbereich – häufig zwischen 1,5 und 3.
Beispiel: Industriemechaniker
- Jahresgehalt: 55.000 €
- Wertschöpfungsfaktor: 2
- Arbeitstage: 260
Vakanzkosten pro Tag:
(55.000 € × 2) ÷ 260
= 423 € pro Tag
Bleibt die Stelle 180 Tage unbesetzt, entstehen bereits wirtschaftliche Kosten von:
423 € × 180 = 76.140 €
Beispiel: Softwareentwickler
- Jahresgehalt: 75.000 €
- Wertschöpfungsfaktor: 2,5
Vakanzkosten pro Tag:
≈ 721 €
Bei einer Vakanzdauer von 180 Tagen entstehen Kosten von rund
129.780 €
Beispiel: Vertriebsmitarbeiter
Im (technischen) Vertrieb fallen häufig zusätzlich entgangene Umsätze an.
- Jahresgehalt: 70.000 €
- Wertschöpfungsfaktor: 3
Vakanzkosten pro Tag:
≈ 808 €
Nach 180 Tagen ergibt sich bereits ein wirtschaftlicher Schaden von rund
145.440 €
Diese Beispiele verdeutlichen: Nicht das Recruiting ist teuer – sondern die unbesetzte Stelle.
Die tatsächlichen Kosten gehen weit über das Gehalt hinaus
Viele Unternehmen betrachten lediglich die Recruiting-Kosten. Tatsächlich entstehen jedoch zahlreiche indirekte Kosten.
Produktivitätsverluste
- geringere Auslastung
- längere Durchlaufzeiten
- sinkende Wertschöpfung
- verzögerte Projektabschlüsse
Umsatzverluste
Fehlende Fachkräfte führen häufig dazu, dass
- Aufträge abgelehnt werden,
- Liefertermine verschoben werden,
- Neukunden verloren gehen oder
- Wachstum nicht realisiert werden kann.
Gerade im Mittelstand sind diese Opportunitätskosten häufig deutlich höher als die eigentlichen Personalkosten.
Mehrbelastung bestehender Teams
Langfristige Vakanzen führen regelmäßig zu
- Überstunden,
- höherem Krankenstand,
- sinkender Mitarbeiterzufriedenheit und
- steigender Fluktuation.
Damit entstehen zusätzliche Kosten, die sich in keiner Recruiting-Kennzahl wiederfinden.
Innovationsverluste
Bleiben Schlüsselpositionen unbesetzt, verzögern sich häufig
- Digitalisierungsprojekte,
- Prozessoptimierungen,
- Produktentwicklungen und
- strategische Investitionen.
Diese Auswirkungen sind kurzfristig kaum messbar, beeinflussen jedoch die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig.
Fazit
Unbesetzte Fachkraftstellen verursachen nicht nur Recruiting-Kosten, sondern erhebliche wirtschaftliche Schäden. Je nach Position können bereits wenige Monate Vakanz Kosten im fünf- oder sogar sechsstelligen Bereich verursachen.
Wer seine Besetzungszeiten reduziert, steigert Produktivität, entlastet die Belegschaft und sichert langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Autorin: Helena Schindler
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Quellen:
- Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2024/2025 – Identifikation von 163 Engpassberufen sowie Informationen zu Besetzungszeiten und Fachkräfteengpässen.
https://statistik.arbeitsagentur.de - Bundesagentur für Arbeit: Statistik zur durchschnittlichen Vakanzzeit gemeldeter Stellen.
https://statistik.arbeitsagentur.de - Deutsche Industrie- und Handelskammer (DIHK): Fachkräftereport 2025/2026 – 43 % der Unternehmen können offene Stellen teilweise nicht besetzen.
https://www.dihk.de - KOFA – Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (Institut der deutschen Wirtschaft): Studien zu Fachkräftemangel, Personalgewinnung und wirtschaftlichen Auswirkungen.
https://www.kofa.de - Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB): Forschung zu Fachkräfteengpässen, Personalbedarf und Arbeitsmarktentwicklung.
https://www.iab.de
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