Microsoft und die Baustelle MS Teams

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Wie ti communication die Herausforderungen virtueller Zusammenarbeit trotzdem meistert!

 

Virtuelle Zusammenarbeit wird, nicht zuletzt wegen Corona, immer wichtiger. Microsoft bietet mit MS Teams eine Plattform an, welche dies ermöglicht. Das Konzept dahinter?

Virtuelle Räume, in denen in einem Team nicht nur Besprechungen durchgeführt, sondern Dateien, Chats, Whiteboard und andere Zusatztools mit eingebunden werden können. Klingt erstmal klasse. Aber kennen Sie es nicht auch, dass Ihnen MS Teams einen Strich durch die Rechnung macht?

 

Der komplizierte Aufbau ist eine von vielen Herausforderungen, die bei der Nutzung auftreten. Denn MS Teams ermöglicht es den einzelnen TeilnehmerInnen bestimmte Rollen zuzuordnen, welche von „Mitglied“ bis „Gast“ reichen und gewisse Berechtigungen nach sich ziehen. Absolut logisch, schließlich sind des Öfteren externe TeilnehmerInnen bei den Meetings dabei. Aber diese unterschiedlichen Berechtigungen bereiten Probleme, wenn es über die Unternehmensgrenzen hinaus geht. So müssen externe TrainerInnen in ihrer Rolle hochgestuft werden, um beispielsweise überhaupt eine Präsentation teilen zu können.  Zudem wird MS Teams nicht von allen Webbrowsern unterstützt, Microsoft setzt hierbei vorrangig auf ihren eigenen Browser Microsoft Edge, weshalb es manchen externen TeilnehmerInnen nicht möglich ist über gewisse Webbrowser teilzunehmen. Dies hängt von der genutzten Browser- und Microsoftversion ab, was für viele Microsoft NutzerInnen ein bekanntes Problem darstellt. Durch die Verwendung anderer Browser lässt sich dies jedoch in den meisten Fällen umgehen.

 

ti communication nutzt MS Teams für virtuelle Trainings und Websessions, da das Programm heutzutage im Großteil der Unternehmen genutzt wird. Bei Trainings mit einer externen Moderation sind Tools von MS Teams, wie beispielsweise das Whiteboard nicht nutzbar. Deswegen greifen die ExpertInnen bei ti communication auf externe Tools und Websites zurück. Darunter befinden sich Umfragetools wie Mentimeter oder Surveymonkey, externe Whiteboards und Pinnwände wie Mural, Scrumblr, Jamboard, Conceptboard, Padlet oder Miro. Es ist jedoch unabdingbar, in einem Technikcheck vorab zu prüfen, welche Zusatztools problemlos und vollständig nutzbar sind oder ggf. von den IT-Abteilungen gesperrt sind.

 

Eine weitere Herausforderung stellt die fehlende Breakout Sessions Funktion bei MS Teams dar. Trainings von ti communication finden immer interaktiv statt, weshalb Gruppenarbeit nicht wegzudenken ist. Darum bedienen sich die TrainerInnen einer Ausweichlösung. Es werden gleich mehrere Kanäle, Teams oder Meetings (je nach Lizenzeinstellung) für das Training angesetzt. Keine besonders galante, aber doch eine sehr hilfreiche und zielführende Lösung. Die TeilnehmerInnen müssen herangeführt werden, wie sie gleichzeitig mehrere virtuelle Räume offen haben und zwischen diesen wechseln können, ohne alle Meetings zu verlassen. Zudem hat Microsoft die Anzahl der Räume derzeit auf vier begrenzt, was somit mehr als drei Kleingruppen unmöglich macht. Doch es heißt nicht umsonst „man wird alt wie 'ne Kuh und lernt immer noch dazu“. Dem können die ExpertInnen bei ti communication nur zustimmen, Agilität wird gefordert und das technische Know-how der ExpertInnen wächst mit jedem Training. Zudem ist das Problem der Breakout Sessions bei Microsoft bereits bekannt und die Funktion wurde in manchen Versionen vor kurzem eingeführt. Doch bis diese überall ausgereift und einwandfrei funktioniert, dauert es noch eine Weile.

 

Trotz einiger Tücken haben die ExpertInnen bei ti communication mittlerweile verschiedene Lösungswege gefunden. Egal ob es sich dabei um eine große Auswahl an Zusatztools handelt, die nach Absprache individuell angepasst und verwendet werden können, der Technikcheck mit den KundInnen oder das Nutzen von mehreren Zusatzräumen, um Kleingruppenarbeit zu ermöglichen. Und da Microsoft nachrüsten will, sind die ExpertInnen zuversichtlich, dass die kleinen Ungereimtheiten nach und nach verschwinden und die Arbeit mit MS Teams deutlich vereinfacht und benutzerfreundlicher wird.

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Tuesday, 19 January 2021

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