Virtuelle Zusammenarbeit - Wie gestalten wir sie richtig?

Virtuelle-Zusammenarbeit

Niemand möchte den ganzen Tag in Meetings sitzen, besonders wenn sie sich nicht produktiv anfühlen. Viele Studien zeigen, dass rund die Hälfte der Meetings in Unternehmen Zeitverschwendung sind. Darüber hinaus haben Studien errechnet, dass die MitarbeiterInnen im Durchschnitt 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings verbringen. Der Vorteil unseres virtuellen Zeitalters ist, dass wir uns nicht immer treffen müssen, um Dinge zu erledigen.

 

 

 

 

 

 

Viele Menschen, die an verschiedenen Orten und zum Teil über Kontinente hinweg voneinander abhängig arbeiten und auf gemeinsame Ergebnisse angewiesen sind, verlassen sich auf technikvermittelte Kommunikation anstelle der Face to Face Kommunikation.

Virtuelle Tools für die Zusammenarbeit helfen dabei uns zu verbinden und das Beste aus unserer Arbeitszeit herauszuholen. Andererseits sind virtuelle Teams mit vielen Herausforderungen für die Unternehmen und Führungskräfte verbunden. Ti communication bietet zahlreiche offene Trainings zum Thema „Virtuelle Zusammenarbeit“ an – auch in Verbindung mit der interkulturellen Zusammenarbeit. Wenn Sie Ihren gewünschten Standort nicht finden, dann kontaktieren Sie uns und wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.

Virtuelle Zusammenarbeit (virtual colloboration, virtuelle Teams) ist eine hervorragende Alternative zu den zeitaufwändigen persönlichen Meetings. Verschiedene Online Tools spielen in diesem Fall eine Vermittlerrolle bei Interaktionen zwischen den Gruppenmitgliedern. Die virtuelle Zusammenarbeit folgt demselben Prozess wie die gewöhnliche Zusammenarbeit vor Ort. Die an der virtuellen Variante setzen sich die beteiligten Parteien aber nicht physisch zusammen, sondern kommunizieren ausschließlich über technologische Kanäle.

Die virtuellen Kollaborationssysteme ermöglichen Kommunikation in folgenden virtuellen Formen:

  • Verbal
  • Visuell
  • Schriftlich
  • Digital

Virtuelle Zusammenarbeit wird üblicherweise von global verteilten Geschäfts- und Wissenschaftsteams eingesetzt. Im Idealfall ist diese am effektivsten, wenn sie durch die Übertragung von Kontextinformationen die direkte Interaktion zwischen den Teammitgliedern simulieren kann. Technologische Grenzen beim Austausch bestimmter Arten von Informationen verhindern jedoch, dass die virtuelle Zusammenarbeit genauso effektiv ist wie die direkte Interaktion. 5 Tipps von Forbes für die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit können Sie hier lesen.

 

Welche Vorteile und Nachteile haben virtuelle Teams?

Vorteile:Bild Vorteile

✔Flexibler Austausch: Schneller Daten-, Informations- und Wissensaustausch über verschiedene Erdteile hinweg. Hier besteht die Möglichkeit in verschiedenen Ländern präsent zu sein.
✔Kostengünstig: Reise- und Bürokosen (beim Home-Office) werden gespart.
✔Mehr Wissen und Erfahrungen: Neben der Kommunikation und dem Erfahrungsaustausch mit verschiedenen Experten entsteht in den Datenbanken und Speicherplätzen der Unternehmen eine große Menge an Know-How, auf das fast jede/r MitarbeiterIn im Unternehmen zugreifen und es lernen, verwenden, sowie weiterentwickeln kann.
✔Hohe Effektivität: Die Projekte können rund um die Uhr laufen, wenn das Team in verschiedenen Kontinenten eingeteilt ist.
✔Zufriedenheit der virtuellen Belegschaft: Laut Befragungen haben Remote-MitarbeiterInnen eine bessere Work-Life-Balance, sind „glücklicher“ und arbeiten von zu Hause aus produktiver.

 

Nachteile:
 
✘Verlängerung des Informationsweges: Das Problem trifft am meisten bei der E-Mail Kommunikation auf, weil es dauern kann, bis der Adressat den Inhalt liest und Zeit zum Antworten findet.
✘Konfliktlösung: Die Konflikte rechtzeitig zu erkennen und dagegen passende Maßnahmen zu ergreifen fällt dezentral nicht leicht.
✘Gefahr einer niedrigeren Produktivität: Bei nicht explizit definierten Zielen, Verantwortungsbereichen und Aufgaben werden einige Aufgaben mehrfach erledigt und einige Aufgaben vernachlässigt.
✘Mehr Sachebene und eingeschränkte Kommunikation im Team: Die Beziehungsebene in den virtuellen Teams bleibt vernachlässigt, da die kollegialen Beziehungen nicht dieselben sind, wie bei der normalen                 zentralen Zusammenarbeit. Es besteht sehr selten die Möglichkeit sich persönlich zu treffen, an Firmenfeiern teilzunehmen und sich einfach mit den Kollegen zu unterhalten.

Bild Tools

 

Welche Tools sind für die virtuelle Zusammenarbeit geeignet?

Chat-Tools: Sie sollen die MitarbeiterInnen bei der kontinuierlichen, schnellen und einfachen Kommunikation unterstützen. Sie ergänzen die Möglichkeiten von Telefon und E-Mail. Zu den bekanntesten Chat-Tools gehören:

  1. Slack
  2. Hip-Chat
  3. Microsoft Teams
  4. Flowdock
  5. Glip

File-Sharing-Anwendungen: Diese Tools dienen zur Übertragung und Verbreitung von Dateien bzw. Informationen auf mehreren Rechnern, unabhängig von Ort und Zeit.

  1. Dropbox
  2. Google Docs
  3. Box
  4. File Dropper
  5. SpiderOak

Audio- und Videoübertragungen: Ermöglicht Besprechungen und Meetings an verschiedenen Standorten rund um die Uhr

  1. TeamViewer
  2. Skype for Business
  3. WebEx Meeting Center
  4. Zoom
  5. Go To Meeting
(Termin-)Umfragen: Durch wenige Klicks können TeilnehmerInnen per Umfrage bestimmte Termine vereinbaren. Die bekanntesten Tools sind:
  1. Doodle
  2. Google Formulare
  3. Moreganize
  4. Kulibri
  5. Planiteasy

To-Do-Listen/ Digitale Mindmaps:

  1. Notion
  2. Trello
  3. Asana
  4. Webspiration
  5. MindMeister

Blogs, Foren und Wikis: Kollektives Wissen wird durch solche Tools für alle MitarbeiterInnen zugänglich. Sie helfen bei dem Aufbau von Unternehmensglossaren, -strukturen, -aufbau uvm. Zu den verbreiteten Wiki-Tools gehören:

  1. MediaWiki
  2. Pmwiki
  3. Google Sites
  4. Dokuwiki
  5. Twiki

Project-Collaboration-Tools: Durch Reminder und Benachrichtigungen helfen solche Tools die Aufgaben und Projekte zu managen sowie Workflows zu verfolgen. Einige helfen sogar bei der Zeiterfassung. Die MitarbeiterInnen können den Stand ihrer aktuellen Projekte mitteilen und dokumentieren.

  1. Scoro
  2. Asana
  3. Milanote
  4. Backlog
  5. Teamwork
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Donnerstag, 19. September 2019


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